+38 (044) 502-69-06 / +38 (067) 323-11-20

+38 (044) 502-69-06 / +38 (067) 323-11-20

Автоматизация автотранспортного предприятия. Проблемы и их решение. Часть 2

Автоматизация автотранспортного предприятия. Проблемы и их решение. Часть 2

В предыдущей статье мы рассмотрели различные типы систем автоматизации автопредприятий.

Предлагаю рассмотреть один из них подробнее. Если Ваше предприятие обладает собственным автопарком или автотранспортным подразделением, то рекомендую обратить внимание на системы класса FMS.

FMS-система (англ. Fleet Management System) - система управления автохозяйством, основными задачами которой является отображение рейсов в базе данных, расчет расхода топлива, учет работы автомобилей, складской учет и учет ремонтов, учет рабочего времени и зарплаты водителей, планирование ТО, учет расходов отдельно для каждого автомобиля.

Как правило, в большинстве предприятий с собственным автопарком данный учет ведется в том или ином виде. Рассмотрим несколько основных этапов жизни автотранспортных компаний.

1) Зарождение предприятия: машин немного, можно вести учет без использования системы, регистрируя отдельные данные в журналах. Большинство решений принимаются на основе опыта руководителя. Бизнес-процессы еще не сформированы.

2) Предприятие развивается: несколько сотрудников уже не в состоянии все запомнить и по всем следить. Тогда к учету уже привлекают Excel. Руководителя все еще хватает, чтобы держать под контролем все процессы. Знание и особенности работы нужно передавать новым сотрудникам, поэтому начинают формироваться основные бизнес-процессы предприятия.

3) Стабильный рост: машин уже много, к работе привлекаются новые сотрудники, начинается текучесть кадров. Появляется потребность максимально снизить зависимость предприятия от кадров. На данном этапе уже необходимо максимально формализовать (очертить) существующие бизнес-процессы и автоматизировать их. При этом, как правило, для ведения учета по автопарку программа разрабатывается «с нуля» или дорабатывается существующая бухгалтерская система. Причем происходит это хаотично для решения существующих задач, без утверждения общей концепции системы с учетом дальнейших планов развития предприятия.

4) У вас все отлично! Ваше предприятие продолжает расти. Так что оно постоянно меняется, адаптируется. Меняются бизнес-процессы. Соответственно появляется необходимость проводить доработки в системе, которые отражают регулярные изменения и помогают предприятию снижать операционные расходы. Дорабатывается система учета для системы управления, меняется. И так происходит периодически до тех пор, пока бизнес интересует владельца.

Каждое предприятие последовательно проходит все указанные этапы. При этом для каждого перехода на следующий этап развития автотранспортному предприятию необходимо «перезагрузки». Руководитель, стремится к развитию своего предприятия, в определенный момент останавливается, переоценивает цели и миссию компании, просматривает основные бизнес-процессы, взаимодействия между подразделениями и т.п. Работа, которую необходимо выполнить для перехода компании на новый уровень, достаточно объемной и громоздкой. В любом случае выполняется эта работа собственными силами, потому что «лучше, чем я» никто не знает мой бизнес. При этом во время вывода предприятия на новый уровень делается много ошибок, которые уже допускали сотни коллег и конкурентов.

И здесь возникают вопросы:

Можно ли избежать повторения чужих ошибок? Или уменьшить их число?

Как сделать этот переход быстрым и с минимизировать стресс для сотрудников и деятельности всего предприятия в целом?

Как реализовать этот переход с наименьшими затратами?

Наиболее оптимальный вариант - обратиться к профессионалам, которые имеют опыт в решении подобных задач. На нашем рынке существует много консалтинговых компаний, которые могут помочь с разработкой стратегии развития компании и описанием конкретных шагов для этого.

Как выбрать компанию для сотрудничества? По моему мнению, наиболее важными критериями для выбора партнера являются:

1) Опыт работы с автотранспортными компаниями. Чем больше опыта работы в данной сфере, тем меньше рисков что-то не учесть и получить дополнительные расходы. Хорошо, если компания сталкивалась с перевозкой собственного груза и с предоставлением услуг по перевозке, с небольшими перевозчиками и с «компаниями-монстрами» рынка, с перевозками в пределах Украины и за границу, с перевозчиками обычных габаритных грузов, продуктов питания, автомобилей, нефтепродуктов, пассажирскими перевозками и т.д. Хотя в каждом случае основные бизнес-процессы на первый взгляд одинаковые, но специфика, продолжительность и стоимость проекта, задачи, которые решались все же отличаются. Вам смогут предложить оптимальные именно для вас условия сотрудничества.

2) Инструменты для автоматизации бизнес-процессов. Нужно чтобы компания владела программным продуктом, а в идеале - линейкой продуктов для автоматизации. Данные продукты должны уже в базовой версии закрывать основные бизнес-процессы любой автотранспортной компании, а также гибко подстраиваться и дорабатываться под уникальную специфику. Также важны такие характеристики как удобный интерфейс, возможность масштабирования, распределение прав пользователей, дальнейшая поддержка и развитие продукта, стоимость владения продуктом, высокая производительность, возможность интеграции с другими информационными системами.

3) Ресурсы для автоматизации. В компании-подрядчика должно быть достаточно ресурсов для самого проекта, дальнейшего сопровождения и максимально быстро реагировать на запросы заказчика.

4) Возможность автоматизации деятельности всего предприятия. Как правило, большинство компаний имеют несколько видов деятельности. Именно поэтому важным фактором выступает опыт и инструменты автоматизации для различных сфер деятельности. Например, это может быть как производство, продажа автозапчастей, так и банально бухгалтерский и налоговый учет.

5) Отзывы по реализованным проектам.

6) Рейтинг на рынке.

Следует также помнить, что хороший подрядчик не может быть дешевым.

Надеюсь, что мои советы подтолкнут Вас к дальновидных идей по развитию своего предприятия и помогут в выборе компании, осуществит Ваши цели и мечты. Сотрудничая с экспертами, Вы минимизируете риски и приобретаете опыт десятков транспортных предприятий.

Руководитель направления по автоматизации автопидприемствкомпании «Би Джи Эс Солюшнс», Евгений Деркач.

)